Quanto tempo antes é o ideal para iniciar os preparativos de um evento?

Planejar um evento é uma tarefa complexa que exige organização e atenção aos detalhes. Saber o momento certo para iniciar os preparativos pode ser o diferencial entre um evento tranquilo e um cheio de imprevistos. Mas afinal, quanto tempo antes é o ideal para começar a planejar?

‍

1. Defina o tipo de evento

O primeiro passo é entender o tipo de evento que você está planejando. Um casamento, por exemplo, geralmente requer mais tempo de preparação do que uma festa de aniversário ou um evento corporativo. Para casamentos, é recomendável iniciar os preparativos com 12 a 18 meses de antecedência. Eventos corporativos podem demandar entre 6 a 12 meses, dependendo da complexidade e do número de participantes.

‍

2. Escolha da data e do local

A escolha da data e do local é um dos passos mais importantes e deve ser uma das primeiras decisões. Os locais populares podem ter uma agenda cheia, então, quanto antes fizer a reserva, melhor. Para garantir disponibilidade, é ideal reservar o local com pelo menos um ano de antecedência.

‍

3. Contratação de fornecedores

Fotógrafos, bufês, músicos e outros fornecedores também têm agendas concorridas. A recomendação é contratar esses serviços de 8 a 12 meses antes do evento. Isso proporciona tempo suficiente para pesquisa, negociação e garantir que todos compreendam suas expectativas.

‍

4. Planejamento do orçamento

Estabelecer um orçamento claro desde o início é necessário para evitar surpresas desagradáveis. Comece a planejar o orçamento assim que decidir realizar o evento, considerando todos os aspectos, desde o aluguel do local até pequenos detalhes como lembrancinhas.

‍

5. Comunicação com os convidados

Prefira enviar os convites com antecedência, especialmente para eventos que requerem planejamento de viagem por parte dos convidados. Para casamentos, envie os "save the dates" com 6 a 8 meses de antecedência e os convites formais 3 a 4 meses antes do evento.

‍

6. Revisão dos detalhes finais

Aproximadamente um mês antes do evento, faça uma revisão de todos os detalhes com seus fornecedores. Confirme horários, serviços e qualquer outro aspecto logístico. Esse é o momento de fazer ajustes e garantir que tudo está conforme o planejado.

Na Welucci, entendemos que planejar um evento pode ser estressante. Por isso, oferecemos soluções personalizadas para que seu evento seja um sucesso, desde o planejamento inicial até os ajustes finais. Nossa equipe de especialistas está pronta para transformar suas ideias em realidade, garantindo que cada detalhe seja perfeito e sem imprevistos. 

Nosso time de especialistas está à disposição para tirar suas dúvidas: https://www.welucci.com/

‍